小区业主委员会换届选举公证的探索和思考

业务交流

小区业主委员会换届选举公证的探索和思考

作者：郑燕玲日期：2023-04-17 责任编辑：张培香来源：广东省深圳市深圳公证处郑燕玲

[前言]公证参与小区业主委员会换届选举，不仅能够有效提升业主委员会换届选举的透明度和公平公正性，也能提高小区治理能力和水平。对公证机构而言，这是不断深化参与基层社会治理的有效途径。本文结合某小区业主委员会换届选举公证实例，介绍公证机构公证参与规则制定、严格选举程序、出具专业法律意见、客观监督选举活动等四个方面，思考公证紧跟经济社会发展需要，不断深化服务举措，推进公证产品多元化发展，为推进基层社会治理现代化作出贡献。 [关键词]业主委员会、公证法律服务产品、社会治理现代化 一、公证参与小区业主委员会换届选举的起因 随着我国房地产行业的快速发展，一座座住宅小区拔地而起，极大改善城市发展面貌和人民群众的住房条件，但与之相对应的小区管理问题却日益突出，比如小区物业管理缺位，业主委员会成立和运作困难，物业服务企业侵害业主权益等现象层出不穷。部分地区试图在小区治理中引入公证制度，让公证参与社区治理，防范化解基层社会矛盾，优化小区治理机制，提升小区、社区整体的治理能力和水平，推进基层社会治理现代化。早在2014年8月，司法部印发了《关于进一步加强公证工作的意见》，强调了公证制度在创新社会治理方面的独特职能优势，公证工作要践行推进国家治理体系和治理能力现代化的新使命1。随后，多地公证机构在参与城市小区治理过程中不断探索公证服务产品、服务模式、服务标准等，如江苏无锡江南公证处拓展“公证+基层社会治理”新领域，自主研发“业委会公证投票系统”，介入小区物业管理，开展公证法律顾问服务，积极化解社会矛盾2。可以说，这是公证机构针对小区业主委员会选举，推出的一项精准化、精细化的公证服务，不仅能够保障业主委员会选举的公开透明、公平公正，更能够提高小区自治能力，健全小区管理机制，不断夯实基层社区治理与居民自治良性互动的基石。2019年，深圳市人大修订了《深圳经济特区物业管理条例》（以下简称《物业管理条例》），2020年，深圳市住建局出台了《深圳市物业管理电子投票规则》（以下简称《电子投票规则》），为进一步规范和指导小区业主大会选举程序，明确职能部门、街道、业主等各方权利义务关系，提供了地方法和政策依据，也为公证参与小区业主大会选举，保障各方合法权益，提供了制度支撑。笔者结合近期受理某小区业主委员会换届选举公证案例，探讨公证发挥职能作用，监督小区业主委员会选举全程，确保大会选举程序合法、公正，保障全体业主合法权益等问题。 <a style="font-family: 黑体; text-align: justify; text-decoration: underline; font-size: 20px;"></a> <a>二、公证参与业主委员会换届选举的探索</a> （一）参与选举规则制定 本次小区业主委员会的换届选举工作是在当地街道办事处的统筹组织下推进，按照《物业管理条例》和《电子投票规则》要求，邀请物业管理区域的基层党组织、辖区公安派出所、社区居民委员会等共同组成业主委员会换届小组，拟定小区业主委员会的换届选举工作方案，明确换届小组工作职责、业委会委员的任职要求和排除情形、选举程序、监督机制、信息公示等内容。换届小组配合做好业委会有关财务凭证、业主清册、会议纪要等档案资料、印章等财物的保管等工作。同时，公证机构配合换届小组完成小区业主委员会换届选举办法的起草工作，对选举规则中的投票要求（含电子投票方式）、选举程序、补选规则、计票人、监票人等问题进行审查，确保选举规则公平公正。 （二）严格监督选举进程 在推进小区业主委员会换届选举工作中，公证机构严格监督换届小组严格按照先前拟定的工作方案，按期逐项推进选举工作，保障选举工作程序正当。如按照换届选举工作方案，需在规定的期限内审核小区业主基础信息。根据我国《民法典》第278条规定3，本次小区业主委员换届选举，应由本小区专有部门面积占比三分之二以上的业主参加，且参加大会的业主人数也需超过业主总人数的三分之二，表决通过也需要专有面积和业主人数过半数。换届小组与公证人员协商，先根据物业公司提供的业主信息，开展“扫楼”模式，摸清业主底数，再商请街道办与区职能部门沟通，查阅小区建成备案信息和业主信息底册，详细核算每一名业主的专有部门面积，测算参加换届选举大会业主专有面积数和业主人数的最低比例，保障本次业主委员会换届选举代表最大多数业主的权益，保障选举公正合法有效推进。又比如，根据工作方案，在业主大会召开前15日前，业主委员会换届小组应在小区显著位置和物业信息管理平台公示业主名单、人数、总投票全数、管理规约草案、会议表决方式、选举办法等重要信息。为充分保障业主的知情权和参与权，公证人员及时督促换届小组，按进度严格执行工作方案的要求和内容，保障本次换届选举工作的公信力。 （三）出具专业法律意见 在参与小区业主委员会换届选举过程中，围绕案件可能产生的争议焦点和风险，公证机构可以分阶段向换届选举小组出具专业法律意见：比如对于业主委员会候选人的资格认定问题，需要严格核实其本人及其配偶从业情况，以及是否存在候选人的排除情形，这是保障业主委员会选举合法的基本要求；对业主委员会线上投票平台的基本情况需要提前征得业主同意，并告知业主有关操作指引，保障其知情权和公平参与权；对有关贿选问题提出预防性建议，如提前告知贿选的法律责任，搭建预防贿选工作机制等。公证机构对于案件可能存在的风险点出具专业法律意见，对保障选举工作顺利推进具有重要作用。 （四）客观监督选举活动 本次小区业主委员会换届选举分为现场投票和线上电子投票两种方式，公证人员全程参与现场监督。一是对现场投票进行现场监督公证。按照换届选举的投票方案，公证人员全程监督现场投票过程，通过录音、录像、拍照等方式对现场投票过程进行客观记录，确保投票决议过程及结果的真实性。二是对电子投票网页进行证据保全公证。电子投票依托市住房和建设部门建立的市物业管理信息平台中的市物业管理投票系统，召集人可以通过该投票系统，实时查询业主大会投票进程和每一户是否投票的信息。公证人员在召集人登录投票系统台后时，将查询到的投票信息实时通过录屏、截图等方式对投票系统后台显示的内容进行固定，确保电子投票数据的客观性。 三、公证参与业主委员会换届选举的思考 （一）进一步深化公证服务举措 在参与小区治理方面，公证工作尚涉足不深，还需要进一步推进精准化、精细化的公证服务举措。笔者在办理小区业主委员会换届选举公证的过程中，思考类似案件办理规程需继续优化的方面：一方面，要组建专业公证服务团队。对于参与小区治理的公证事项，往往涉及大型的现场监督会议、人数较多的投票现场、公证法治宣讲现场等，需要多名公证人员全程跟踪，做好与街道办、社区、物业公司等单位的对接、协调、顾问等工作，便利精准、及时开展答疑、制定工作方案等，对于公证案件可能遇到的重点难点问题，也需要各项目参与单位派专人负责跟进，及时协调配合。另一方面，要搭建与社区构建常态化联系服务机制。笔者注意到，有些公证机构已经尝试与街道或者社区签订《公证法律顾问服务协议》，这是把公证服务延伸到了群众身边的利好之举，有利于进一步拓宽公证工作的群众基础。笔者认为，这种与基层社区的常态化联系机制可以进一步深化，多种形式合力推进，比如，结合普法工作安排，开展常态化公证法律服务宣讲团进社区宣讲工作；结合基层党组织活动安排，开展基层党组织联学共建活动；结合实施多元化纠纷解决机制，试点公证人员挂点社区调解员，搭建与社区群众的“民心桥梁”；结合公证惠民便民政策，开展老年人免费遗嘱惠民进社区活动，不断推进社区群众有事情找公证的良性工作互动。 （二）推进公证法律服务产品多元化发展 随着经济社会的发展，信息技术的快速迭代，社会信用体系逐步走向成熟，在深化“放管服”改革的大背景下，传统公证业务的发展空间正面临极大挑战。以深圳为例，在2017年《深圳经济特区公证条例》修订以后，取消了民营企业股权转让协议公证事项和继承公证的强制性要求，政策红利消失，公证机构部分业务发展遭遇发展瓶颈。然而，随着公证机构积极参与社区治理，发挥公证机构职能优势，积极参与社区群众纠纷化解，不断筑牢公证法律服务的群众基础，以点带面，有效拓宽公证法律服务的边界。如推进社区公证法律服务顾问、推广意定监护、生前预嘱、家族信托等公证产品，推动公证法律服务产品向多元化方向发展，不断推进公证行业的创新发展。 （三）发挥公证职能作用，助力基层社会治理现代化 公证机构积极参与小区治理，推动平安小区、法治小区建设，不断提升社区的法治化水平，助力基层治理现代化。一方面，从防范化解纠纷角度看，公证有其天然的优势，“事前监督，事后调解”，公证人员都是行家里手。通过“公证法律服务+社区”模式，多种形式参与社区治理，履行监督职责，保障群众合法权益，化解社会矛盾纠纷；作为多元化纠纷解决机制的重要一环，公证人员挂点社区，融入社区人民调解组织，能依法处理群众身边的各类纠纷。另一方面，从维护公共秩序角度看，社会秩序的公开透明，是考察基层治理现代化的重要标尺，公证机构恰恰是这种公开透明的监督者和维护者。如在“房住不炒”的调控政策面前，各地广泛开展新房选房摇号公证，就成功避免了“喝茶费”等暗箱操作和随意哄抬房价等恶意炒作行为，助推党中央有关决策部署落地见效。在笔者看来，随着经济社会的发展，公证法律服务切入基层社会现代化治理过程中的节点会不断增多，需要公证机构和公证人及时回应社会需求，不断优化公证法律服务产品，以新时代的使命和担当，助力基层社会治理现代化。 1.《司法部关于进一步加强公证工作的意见》（司发〔2014〕12号） 2. 李红明、张辰龙：《公证参与基层社会治理的实践与路径选择——以江苏公证行业为例》，载《中国公证》，2022年2月。 3. 《民法典》第278条：下列事项由业主共同决定：（一）制定和修改业主大会议事规则；（二）制定和修改管理规约；（三）选举业主委员会或者更换业主委员会成员；（四）选聘和解聘物业服务企业或者其他管理人；（五）使用建筑物及其附属设施的维修资金；（六）筹集建筑物及其附属设施的维修资金；（七）改建、重建建筑物及其附属设施；（八）改变共有部分的用途或者利用共有部分从事经营活动；（九）有关共有和共同管理权利的其他重大事项。业主共同决定事项，应当由专有部分面积占比三分之二以上的业主且人数占比三分之二以上的业主参与表决。决定前款第六项至第八项规定的事项，应当经参与表决专有部分面积四分之三以上的业主且参与表决人数四分之三以上的业主同意。决定前款其他事项，应当经参与表决专有部分面积过半数的业主且参与表决人数过半数的业主同意。   <span style="font-family: "Source Sans Pro", -apple-system, BlinkMacSystemFont, "Segoe UI", Roboto, "Helvetica Neue", Arial, sans-serif; font-size: 18px; text-indent: 43px; word-spacing: 1px; background-color: rgb(255, 255, 255);">      本文发表在《广东公证》总第143期 2022年第3期，未经同意，不得转载。

分享到： QQ空间新浪微博微信